Huishoudelijk Reglement

HUURDERS PLATFORM SCHAESBERG

Nadere begripsomschrijving:

Waar in dit huishoudelijk reglement gesproken wordt over leden, worden de lid-verenigingen  bedoeld zoals genoemd in artikel 4 van de statuten.

Waar gesproken wordt over het bestuur, worden bedoeld: de voorzitter, secretaris, penningmeester (dagelijks bestuur) en de overige bestuursleden.

Waar gesproken wordt over de vereniging, worden het bestuur en de lid-verenigingen gezamenlijk bedoeld.

Waar gesproken wordt over het CHOH, wordt het Centraal Huurders Overleg HEEMwonen bedoeld. HPS is namens het stadsdeel Schaesberg lid van het CHOH en dient zich te houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement van deze vereniging. HPS mag maximaal drie afgevaardigden aanmelden voor het CHOH.

Artikel 1:

A: Het huishoudelijk reglement heeft de bedoeling nadere richtlijnen te geven ten behoeve van het  bestuur en de leden van de vereniging, om zodoende het doel als omschreven in artikel 2 van de statuten te bereiken.

B: Bij eventuele schijnbare of gebleken tegenstellingen tussen de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging zijn de statutaire bepalingen van toepassing.

C: Voor het bereiken van het gestelde doel, zal de vereniging zo goed mogelijk samenwerken met andere organisaties of instanties die hetzelfde of een gezamenlijk doel nastreven.

Artikel 2:

Er worden vergaderingen gehouden :

A: Zoals beschreven in artikel 12 van de statuten.

B: Wanneer het bestuur dit nodig acht.

C: Indien tenminste 30% van de leden hun verlangen daartoe schriftelijk kenbaar heeft gemaakt aan de secretaris, een en ander onder vermelding van de redenen en met een duidelijke omschrijving van de zaken die men behandeld wil zien.

D: Het bestuur vergadert gewoonlijk zes keer per jaar, of zoveel meer of minder als nodig wordt geacht.

E: Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Vertrouwelijke stukken worden vermeld in een apart verslag (met vermelding van het onderwerp). Over de vertrouwelijkheid van het onder­werp alsmede over de verspreiding van dit vertrouwelijke verslag wordt beslist bij gewone meerder­heid van stemmen. (Wel zal in het verslag vermeld worden welke stukken als vertrouwelijk worden betiteld.) Het gewone verslag van elke vergadering wordt verstuurd naar de bestuursleden van de vereniging. Tevens zal een verslag verstuurd worden naar de organisaties waarvan het bestuur nodig acht dat zij die ontvangen.

F: Indien gewenst worden contactpersonen ter vergadering uitgenodigd voor de bespreking van de belangen van hun buurt of complex.

G: Indien gewenst worden contactpersonen uitgenodigd van de organisaties waarvan de vereniging meent dat dit nodig is.

H: Het bestuur kan daarnaast vergaderingen beleggen met afzonderlijke belangen­groeperingen zo vaak als zij dat nodig acht, of wanneer door een van de belangengroeperingen daarom gevraagd wordt.

Artikel 3:

Wijze van stemmen:

A: Tenzij een grote meerderheid vereist is conform het gestelde in de statuten, worden besluiten bij gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen bindend voor de minderheid en de niet-aanwezige leden.

B: Het stemmen over zaken geschiedt hoofdelijk, tenzij niemand van de aanwezigen een stemming verlangt.

C: Stemming over personen geschiedt schriftelijk tenzij niemand van de aanwezigen een schriftelijke stemming verlangt. De schriftelijke stemming gaat maximaal over 2 ronden; is er dan nog geen beslissing gevallen, dan beslist het lot.

D: Bij een schriftelijke stemming worden voor de vaststelling van de uitslag blanco stembriefjes buiten beschouwing gelaten. Blanco stemmen zijn dus geen geldige stemmen.

E: Het bestuur benoemt uit de aanwezige leden een stemcommissie, die tot taak heeft de uitslag van de stemming(en) vast te stellen.

Artikel 4:

Het bestuur algemeen:

A: Bestuursleden zullen zich naar beste weten inspannen voor een goede gang van zaken ten aanzien van de hen toebedeelde taken.

B: Zij zullen niets doen wat een blaam kan werpen op de vereniging.

C: Zij zijn mede aansprakelijk voor het door de vereniging vastgestelde beleid en voor de vastgestelde beleidshandelingen.

D: Overeenkomstig het gestelde onder artikel 9, lid 3 van de statuten, worden uit het bestuur een voorzitter, een secretaris en een penningmeester en eventueel een plaatsvervangende voorzitter gekozen. Eventueel resterende taken kunnen over de overige bestuursleden worden verdeeld.

E: Na hun zittingsperiode stellen bestuursleden, overeenkomstig artikel 10, lid 2 van de statuten, hun functie ter beschikking. De aftredende is te allen tijde herkiesbaar.

Artikel 5:

De bestuursleden in het bijzonder:

A: Het overeenkomstig artikel 9, lid 3 van de statuten gekozen dagelijks bestuur verzorgt in over­eenstemming met de overige bestuursleden alles wat tot de dagelijkse gang van zaken behoort en is belast met de uitvoering van de besluiten, die door de bestuursleden resp. leden van de vereni­ging genomen zijn.

B: De leden van het dagelijks bestuur zijn onverminderd de aansprakelijkheden van de andere bestuursleden, in het bijzonder verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de vereniging.

C: De voorzitter:

1: Geeft leiding aan het bestuur, neemt initiatieven, coördineert taken, controleert deze en zorgt ervoor dat alle bestuurswerkzaamheden worden uitgevoerd.

2: Bewaakt de uitvoering van afspraken in statuten, reglementen en samenwerkingsovereen­komsten.

3: Bepaalt in overleg met de overige bestuursleden het vast te stellen vergaderschema, met in achtneming van het gestelde in artikel 2 van dit reglement.

4: Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen en legt de notulen van de vorige vergadering ter goedkeuring voor.

5: Stelt aan het begin van de vergadering de leden in de gelegenheid aanvullingen van de agenda voor te stellen, waarna hij de agenda vaststelt.

6: Draagt er zorg voor, in overleg met de penningmeester en de secretaris, dat het jaarverslag, werkplan of activiteitenplan voor het komende jaar in een bestuursvergadering worden behandeld.

7: Bevordert zoveel mogelijk de goede verstandhouding tussen de bestuursleden / leden van de vereniging.

8: Treedt namens de vereniging, tezamen met de secretaris of de penningmeester naar buiten.

9: Onderhoudt contacten met het CHOH en de verhuurder.

D: De secretaris:

1: Draagt zorg voor alle voorkomende uitgaande correspondentie na overleg met de voorzitter.

2: Is belast met het maken van uit de genomen besluiten voortvloeiende afspraken.

3: Stelt jaarlijks het rooster van aftreden op.

4: Archiveert alle ingekomen en uitgaande stukken in een overzicht. Belangrijke stukken zal hij doorsturen naar het bestuur.

5: Schrijft het jaarverslag, werkplan of activiteitenplan samen met de voorzitter en de penning­meester volgens het door het CHOH verstrekte model, dat ter goedkeuring aan het bestuur wordt voorgelegd. Deze stukken dienen ieder jaar vóór 1 oktober te worden ingediend bij het CHOH.

6: Stelt samen met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen op.

7: Verstuurt de vergaderstukken.

8: Notuleert de vergaderingen en stelt in overleg met de voorzitter het verslag op met de actie- en besluitenlijst.

9: Treedt namens de vereniging, tezamen met de voorzitter of de penningmeester naar buiten.

10: Onderhoudt contacten met het CHOH en de verhuurder.

E: De penningmeester:

1: Beheert namens de leden de gelden van de vereniging, int de ontvangsten en doet de betalingen. Kleine betalingen kan hij aan andere bestuursleden delegeren. Voor uitbetalingen in contant maakt hij gebruik van het door CHOH verstrekte declaratieformulier.

2: Heeft de plicht ervoor te zorgen dat van elke betaling een bewijsstuk aanwezig is.

3: Stort de niet op korte termijn benodigde gelden op de bankrekening van de vereniging.

4: Maakt een maandelijks overzicht van de financiële stand van zaken aan de hand van het door het CHOH aangereikte overzicht en de daarbij behorende toelichting. Hij stuurt dit overzicht een maal per kwartaal toe aan de penningmeester van het CHOH. Hij dient in januari van ieder jaar het financieel jaaroverzicht van het afgelopen boekjaar in bij de penningmeester van het CHOH.

5: Is verplicht de leden inzage in de kas en bescheiden te geven indien de leden hierom vragen onder vermelding van de redenen en de duidelijke omschrijving hiervan.

6: Vraagt toestemming aan de bestuursleden voor uitgaven die buiten de begroting vallen.

7: Legt op de laatste bestuursvergadering voor de jaarvergadering, die volgens de statuten in de eerste vier maanden na het afsluiten van het boekjaar moet worden gehouden (Statuten artikel 15, lid 1) het financiële overzicht van het voorgaande boekjaar en het ondertekende verslag van de kascontrolecommissie aan de bestuursleden ter ondertekening voor.

8: Treedt namens de vereniging, tezamen met de voorzitter of de secretaris naar buiten.

F: De bestuursleden:

1: Ter uitoefening van bepaalde tot de activiteiten van de vereniging behorende taken wordt per lid-vereniging een contactpersoon aangewezen. Desgewenst kan een lid-vereniging in het kader van de continuïteit maximaal twee contactpersonen aanwijzen. Deze persoon zal, indien hij door de algemene vergadering wordt benoemd als bestuurslid, conform artikel 9 toetreden tot het bestuur en in de vergade­ringen wensen en problemen bespreken die door de huurders zijn aangedragen.

2: Meteen na benoeming zal hij als bestuurslid van de vereniging worden ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Aan deze inschrijving dient hij op eerste verzoek van de secretaris zijn medewerking te verlenen door het verstrekken van de benodigde persoonlijke gegevens, een afschrift van zijn identiteitsbewijs en ondertekening van het formulier.

3: Hij zal de lid-verenigingen op verantwoorde wijze inlichten over het gevoerde beleid van de vereniging.

Artikel 6:

Commissies:

A: Door het bestuur kunnen, ter vervulling van bepaalde opdrachten, commissies worden benoemd.

B:  Geen der commissies heeft uitvoerende macht, tenzij die haar door het bestuur uitdrukkelijk is verleend.

C: De commissies worden ontbonden zodra zij haar taken hebben volbracht en schriftelijk verslag aan het bestuur hebben uitgebracht.

Artikel 7:

A: Dit huishoudelijk reglement kan te allen tijde worden aangevuld en gewijzigd door de algemene vergadering, mits in overeenstemming met de statuten.

B: In alle gevallen waarin noch door de statuten, noch door het huishoudelijk reglement wordt voorzien, beslist de algemene vergadering.

C: Dit huishoudelijk reglement en alle wijzigingen hierin worden van kracht zodra dit is goedgekeurd door een volstrekte meerderheid van de algemene vergadering, conform artikel 20, lid 1 van de statuten.

Artikel 8:

Indien een lid-vereniging niet vertegenwoordigd is in de algemene vergadering, heeft zij te allen tijde het recht om een contactpersoon af te vaardigen naar die vergadering voor het stellen van eventuele vragen en/of het maken van opmerkingen. Deze vragen zullen zo mogelijk nog tijdens dezelfde vergadering door het bestuur en/of de leden worden beantwoord. Indien er tijdens de vergadering gestemd moet worden, hebben deze contactpersonen geen stemrecht daar zij geen lid zijn van de vereniging.

Artikel 9:

In het kader van de fusie d.d. 1 januari 2013, waarbij Woningmaatschappij Hestia is opgegaan in Woningstichting HEEMwonen, heeft de algemene vergadering van het Huurders Platform Hestia Schaesberg op 18 april 2013 besloten over te gaan tot statutaire naamswijziging.

Op 11 juli 2013 heeft ten overstaan van notariskantoor Mickartz een gedeeltelijke statutenwijziging plaatsgevonden. Daarbij zijn de artikelen 1, 2, 4 en 12 van de statuten gewijzigd. De vereniging draagt de naam: Huurders Platform Schaesberg, de verkorte naam luidt: HPS.

Huurders Platform Schaesberg  world www.hpschaesberg.nl
Kantoor Moltweg 46F, 6371 BW Landgraaf  telephone 045-8503527
 email vz@hpschaesberg.nl
 email info@hpschaesberg.nl
     

Spreekuur:

Spreekuur volgens afspraak.

Plannen